O Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, mais conhecido como eSocial. Por meio dele, os empregadores passam a comunicar ao Governo informações como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidentes de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

O sistema já é obrigatório nas empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões desde janeiro de 2018 e, a partir de julho, entra em vigor para os condomínios, que para efeitos fiscais são consideradas como “empresas” sem fins lucrativos, alterando de forma significativa a rotina e os prazos para envio das informações.

O gerente do Departamento Pessoal da Mario Dal Maso, Marcelo Jardim, alerta que qualquer erro ou descuido pode gerar penalizações financeiras de até R$ 233 mil aos prédios. “É necessário que os síndicos se atentem as mudanças desde já, pois qualquer informação incoerente ou inserida fora do prazo receberá automaticamente uma punição, na forma de multa”, afirma.

O eSocial não reformulou nenhuma regra da CLT, porém, alterou as normas de fiscalização, que serão realizadas com mais vigor. Alguns dos principais eventos que sofreram mudanças são: a admissão de funcionários, que precisa ser informada no sistema até um dia antes do início do trabalho. Além disso, alterações em dados cadastrais e contratuais precisam ser efetuadas durante a vigência do contrato conforme artigo 41 da CLT.

Segundo Marcelo, é imprescindível que o condomínio faça o cadastro no sistema governamental, com informações consistentes de todos os seus empregados, mesmo sem vínculo empregatício, tais como jardineiros e terceirizados. “A Mario Dal Maso já alterou sua forma de pagamento de funcionários, por exemplo, a folha de pagamento que antes era do dia 16 de um mês a 15 do outro passou a ser do dia 1º ao dia 31 do mesmo mês. Mas há muitas mudanças que ainda estão por vir”, explica.

Para que o condomínio entre no sistema, é necessário que este possua um Certificado Digital. O mesmo deve ser emitido por autoridade credenciada pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

A fase 1 da implantação do sistema acontecerá em julho. A partir desta data, será obrigatório inserir informações sobre os condomínios como cargos e funções dos funcionários, valores a serem usados no pagamento de salários e encargos, incluindo férias, e os horários e turnos de trabalho.

Já na fase 2, que acontecerá a partir de setembro, será obrigatório o envio de informações como novas admissões, afastamentos por férias, licença médica, alterações de contratos de trabalho e mudanças cadastrais dos trabalhadores.

Em novembro, os condomínios passarão a ter de enviar, até o dia 7 do mês seguinte, informações sobre a folha de pagamento e em janeiro haverá a unificação de todas as contribuições previdenciárias devidas pelos condomínios.

“Os síndicos devem, mais do que nunca, orientar seus funcionários e manter os dados de todos sempre atualizados, pois, as multas provindas do eSocial passam a ser online, em tempo real”, finaliza Marcelo Jardim.

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